Digitale transformatie voor vastgoedmakelaars

Het webplatform van BIV, het Beroepsinstituut van Vastgoedmakelaars, bestaat uit verschillende, volledig geïntegreerde applicaties, die de werking van het BIV afgelopen jaren sterk hebben gedigitaliseerd en dus efficiënter hebben gemaakt. Na een intensief analyse- en ontwikkelingstraject heeft het vastgoedmakelaarschap geen geheimen meer voor ons. Intussen blijven we de verschillende platformen verder uitbreiden in het kader van administratieve vereenvoudiging, digitale transformatie en een paperless desk-missie. Een platform dat vast-goed in elkaar zit.

case-biv-banner

Klant

BIV

Uitdaging

Digitalisering van de werking van het BIV

Oplossing

Webplatform met verschillende, volledig geïntegreerde applicaties

Over BIV

Ons land telde eind 2018 meer dan 10.000 erkende vastgoedmakelaars - dat zijn vastgoedbemiddelaars, syndici en rentmeesters. Die vastgoedmakelaars zijn allemaal bezig met wat de Belg nog steeds als een van de belangrijkste dingen in zijn leven beschouwt: vastgoed en wonen.

Al wie op zelfstandige basis vastgoedactiviteiten wil uitoefenen in België, heeft daarvoor een erkenning nodig van het BIV, het Beroepsinstituut van Vastgoedmakelaars. Het BIV is niet alleen een controleorgaan, maar het bepaalt de voorwaarden om het speelveld te mogen betreden, informeert en ondersteunt op verschillende manieren de vastgoedmakelaars (zo staan opleidingen bijvoorbeeld centraal), maar sanctioneert ook wie fouten begaat.

BIV trekt de digitale kaart

"Nadat iO enkele jaren geleden een nieuwe website voor het BIV opleverde, heeft het BIV resoluut de digitale kaart getrokken en de samenwerking verder gezet", zegt Frank Damen, Digital Manager van BIV.

"De totale transparantie en een groot probleemoplossend vermogen, hebben intussen geleid tot onder meer een online makelaarsaccount met tal van functies, een vormingenbeheerplatform en een examenomgeving."

"De samenwerking met Intracto leidde tot tal van tools die onze organisatie transformeren en zuurstof geven om makelaars en particulieren nog beter te informeren en te ondersteunen."

Frank Damen, Digital Manager BIV

Drupal CMS als publieke kennisbank

De publieke Drupal-website van het BIV is in de eerste plaats de place-to-go voor de Belgische vastgoedmakelaar. Het is een verzamelplaats van relevante info in het kader van de uitoefening van zijn job: wetswijzigingen, naslagwerk, modeldocumenten, publicaties, procedures en meer.

Daarnaast is het de plaats waar consumenten terecht kunnen wanneer ze op zoek zijn naar vastgoedmakelaar in de buurt, of om klacht in te dienen na onregelmatigheden. Voor kandidaat-vastgoedmakelaars is de website het startpunt om hun traject naar een erkenning als vastgoedmakelaar te starten.

Een gebruiksvriendelijke website met duidelijke informatie-architectuur en krachtige zoekfunctie was dus essentieel. Ook besteedden we veel aandacht aan de backend van het CMS, zodat de duizenden stukken inhoud eenvoudig beheerd kunnen worden.

bivbe3

"The cooperation with iO has led to numerous tools that transform our organisation and provide ,inform and support estate agents and private individuals even better."

Frank Damen

Frank Damen, Digital Manager BIV

Extranet: digitale informatie-uitwisseling

Zowel in de aanloop naar een erkenning als vastgoedmakelaar als in de jaren nadien komen er heel wat documenten en informatie-uitwisseling tussen het BIV en de (kandidaat-)vastgoedmakelaar aan te pas.

Waar tot voor kort heel veel via klassieke post gebeurde, heeft elke makelaar nu zijn eigen “digital office” gekregen in een afgeschermde zone, waarin hij persoonlijke gegevens kan consulteren. Denk bijvoorbeeld aan het aantal gevolgde uren vorming op zijn conto.

De makelaar in kwestie kan hier niet alleen zijn profiel beheren, maar verwerkt ook alle administratie, die vervolgens automatisch en snel verwerkt wordt in de ERP-systemen van het BIV.

ledenzone2

Drupal CMS as a public knowledge base


Een van de paradepaardjes is de volledige digitale onboarding van nieuwe kandidaat-makelaars. De procedure die tot nu toe gevolgd moest worden was behoorlijk verouderd en niet echt gebruiksvriendelijk: kandidaten moesten formulieren afdrukken en invullen, ze samen met een aantal attesten en bewijsstukken per post opsturen, en dan wachten op de verwerking ervan.

Bij de nieuwe, volledig digitale onboarding identificeert de gebruiker zich via itsme of eID. De gekende gegevens worden automatisch ingevuld, wat de gebruiker een hoop werk bespaart. Vervolgens kan de kandidaat-makelaar alle benodigde attesten en documenten digitaal uploaden en kan hij de verwerking ervan online opvolgen. 

Die verwerking gebeurt ook bij het BIV nu volledig automatisch en digitaal. Omdat er niet langer documenten moeten ingescand of overgetypt moeten worden is het hele proces drastisch versneld en de kans op fouten aanzienlijk verminderd. Zodra de procedure afgerond is krijgt de makelaar toegang tot alle functionaliteiten en gegevens van het BIV-extranet. 

Intranet: organisatie van opleidingen

Het BIV zet zwaar in op een doorgedreven professionalisering van de hele sector. Niet alleen omdat de steeds complexer wordende wetgeving dat nu eenmaal vereist, maar ook omdat een vastgoedmakelaar een grote verantwoordelijkheid heeft.

Opleidingen worden zowel klassikaal georganiseerd (door het BIV, of door externe opleidingspartners), als via e-learning. Via de geïntegreerde webapplicatie Edux worden opleidingen, opleidingslocaties en -momenten vastgelegd en inschrijvingen en aanwezigheden beheerd. 

image5

Extranet: digital information exchange

Het BIV is hier door de jaren heen geëvolueerd van voornamelijk organisator van opleidingen naar vooral enabler en gatekeeper. Opleidingsinstellingen uit alle hoeken van het land krijgen de tools om zelf in te staan voor de attesten van de makelaars, terwijl het BIV zelf de handen vrij krijgt voor kwaliteitscontrole in plaats van klassiek dossierbeheer.

Na het volgen van opleidingen (en/of examens) ontvangen makelaars automatisch een attest/certificaat. Hiervoor communiceert het platform met verschillende API’s van externe opleidingsinstanties die aanwezigheden doorgeven aan het BIV.

Tot slot laat deze applicatie toe om de rol als controleorgaan uit te spelen en in kaart te brengen welke makelaars hun opleidingsquota niet halen of ondermaats presteren.

E-learning voor vastgoedmakelaars

Vastgoedmakelaars kunnen zichzelf bijscholen via de online e-learningtool die we hen aanbieden en die volledig geïntegreerd is met het extranet enerzijds, en het opleidingsmanagementplatform anderzijds.

elearning

Verdient je merk een podium?

Heb je als merk veel te bieden en wordt het tijd dat de wereld dit ook ziet? Bij iO staan onze experts klaar met onderzoek, merkstrategieën, experience building en relationship engagement, zo zorgen we voor de juiste spotlights.

inspiring-campus.jpg

Stagetool & online examentool

In de aanloop naar een erkenning als vastgoedmakelaar moet de stagiair/kandidaat-vastgoedmakelaar stage lopen bij een collega-vastgoedmakelaar. Om dit proces van opvolging voor alle partijen (stagemeester, stagiair en het BIV) te vereenvoudigen verloopt de hele stage via een stage-opvolgingstool gebouwd door Intracto. Stagedocumenten, worklogs en evaluaties worden in dit systeem ingevoerd en opgevolgd dankzij de bijhorende dashboards.

stagetool

Vooraleer de stagiair op eigen benen mag staan als vastgoedmakelaar, moet hij een aantal examens afleggen. In het kader van administratieve vereenvoudiging en automatisatie ontwikkelden we een online examentool, geïntegreerd met de ledenzone, waar de makelaar in spe zijn examen kan afleggen.

Een knap staaltje techniek met een aantal geavanceerde beveiligingstechnieken en detecties tegen fraude en misbruik. Bovendien is het systeem voorzien van een slimme rapportage, flexibele vragenbibliotheek en dito modules om examens mee op te bouwen.

edux

Technisch meesterwerk

De opbouw van het BIV-platform is een technisch meesterwerk. De verschillende elementen zijn op veel vlakken bedrijfskritisch en moeten altijd beschikbaar zijn. Daarnaast bevatten ze ook heel wat gevoelige informatie en dus is een sterke beveiliging prioritair.

  • Koppeling met meerdere interne en externe systemen & databases.

  • Combinatie van Drupal CMS en PHP Symfony-framework met naadloze integratie.

  • Alle systemen zijn gekoppeld met een centraal identiteitssysteem gebaseerd op OAuth-technologie (denk: “Aanmelden met Facebook/Google-stijl”) zodat de makelaar zich niet opnieuw hoeft aan te melden doorheen de verschillende applicaties. Gebruiksgemak en gebruikerservaring voorop.

  • Automatisatie van tientallen processen om manueel werk drastisch te verminderen.

  • Verschillende brieven, dossiers en papierwerk vervangen door digitale afhandeling. Een besparing van tijd, geld en een verhoging van efficiëntie.

De digitale ambities en toekomstvisie zijn ondanks de knappe verwezenlijkingen van de afgelopen jaren niet min. API, microservices en OpenData staan op de roadmap zodat ook externe en publieke platformen kunnen inhaken op de kennisdatabank van het BIV.

Relevante blogs

  • Woman drawing sketch

    Strategy

    Contentstrategie: de kunst van relaties opbouwen

    Merken creëren tegenwoordig elke minuut van de dag content en hebben duizend manieren om te communiceren dat ze mee zijn met de veranderende behoeften en wensen van hun klanten. Maar een sterke contentstrategie gaat niet over een reeks toevalstreffers, en ook niet om ‘op sociale media zitten’ of ‘video doen’. Als je echt de aandacht van mensen wilt trekken zodat ze een duurzame relatie met je merk aangaan, moet je een oprechte connectie leggen. Sabrina Bulteau, Strategy Service Line Director bij iO Brussels, helpt je op weg in je avonturen in contentmarketing.
  • working with headphones

    Creation

    Het belang van sterk digitaal design

    We leven in een samenleving waar ‘always-on’ meer is dan alleen een buzzword: merken kunnen het zich niet veroorloven om de aandacht van hun doelgroep te laten verslappen. Echt toonaangevende merken onderscheiden zich door ijzersterke creatieve concepten te bedenken en deze op een authentieke manier de wereld in brengen. Ze vertellen verhalen, zorgen voor toegevoegde waarde en bouwen een band op met hun klanten. Design speelt hierin een sleutelrol. Maar hoe onderscheid je design dat ‘goed genoeg’ is van design dat tijdloos is en waarmee je mensen daadwerkelijk raakt?
  • iO-header-innovation-design-thinking.jpg

    Creation

    Slimmer innoveren via Design Thinking

    Onderzoek toont aan dat bedrijven die producten en services vormgeven in co-creatie met hun eindgebruikers op 5 jaar tijd maar liefst 32% meer omzetgroei kennen dan hun concurrenten. Geen wonder dat Design Thinking - een oplossingsgerichte methodiek waarbij vraagstukken steeds vanuit de behoeften van de eindgebruiker gedefinieerd worden - fors aan terrein wint op de werkvloer. We staken ons licht op bij Bas van Dun en Dylan Fanego, respectievelijk digital strategy consultant en UX designer bij iO: “Soms schuilt de oplossing niet in de app of de website die je aanvankelijk voor ogen had”.