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De 13 000 à 850 pages : voici comment les communes d'Amstelveen et Aalsmeer ont optimisé leurs sites web pour améliorer leurs services
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Les municipalités sont au service de tous et toutes : leurs habitant·e·s, les entrepreneur·euse·s, les organisations sociales et les visiteur·euse·s. Un vaste éventail de responsabilités donc, qui va de pair avec la gestion d'un site web riche en informations. Pour les communes néerlandaises d'Aalsmeer et Amstelveen, la transition vers un nouveau système de gestion de contenu (Drupal for Governments) représentait l'occasion idéale d'améliorer leurs services digitaux. Elles ont pour cela fait appel à iO.
Inventaire du contenu des anciens sites web
Rédaction de textes clairs de niveau B1
Réécriture des pages existantes
Migration manuelle de 850 pages de contenu
Définition d'environ 1 000 redirections
De la complexité à la clarté : rationaliser les sites web municipaux
Les habitant·e·s recherchent une grande variété d'informations sur le site web de leur commune : de l'aide pour lutter contre les nuisibles aux permis de construire, en passant par l'accès aux services jeunesse ou le renouvellement d'un passeport. Mais comment faire en sorte qu'un site aussi vaste reste gérable ?
Pour y parvenir, il a fallu réévaluer en profondeur le contenu existant. Et, pour simplifier la gestion des sites, les communes sont passées d'un total allant de 3 000 à 13 000 pages, à seulement quelques centaines par plateforme. Nous avons réécrit l'ensemble des informations pour en faire des textes clairs, lisibles et concis, accessibles à tous les habitant·e·s d'Amstelveen et d'Aalsmeer.
Challenge
Supprimer les pages superflues afin de ne conserver que des informations pertinentes et faciles à trouver, rédigées dans un style clair et compréhensible par tous.
Solution
De nouveaux sites web municipaux, faciles à utiliser, où les habitant·e·s trouvent rapidement ce qu'ils cherchent, où l'information est mieux structurée et conforme aux exigences légales et réglementaires.
À propos des municipalités d'Amstelveen et Aalsmeer
Les communes d'Amstelveen et d'Aalsmeer sont situées à proximité d'Amsterdam et de Schiphol, et comptent à elles deux environ 128 000 habitant·e·s. Amstelveen est une ville entreprenante, verte et internationale, tout en restant suffisamment compacte pour conserver une atmosphère locale et conviviale. Aalsmeer est quant à elle connue pour son industrie florale. C'est un territoire mêlant zones urbaines et rurales, avec de nombreux espaces naturels et aquatiques autour du canal de Ringvaart et des lacs Westeinderplassen. Sa situation géographique en fait un lieu attractif tant pour les habitant·e·s que pour les entreprises.
Les deux municipalités ont profité de leur migration vers un nouveau CMS (une version de Drupal développée spécifiquement pour les collectivités locales), pour améliorer leurs services digitaux et offrir aux habitant·e·s, aux entrepreneur·euse·s et aux autres usager·ère·s un accès plus simple et convivial aux informations et aux services municipaux.
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Du processus au site web
Les deux municipalités disposaient chacune d'une équipe digitale composée d'un chef de projet et de 5 membres responsables de leurs propres domaines d'expertise (par exemple : l'action sociale, l'urbanisme, la gouvernance ou l'organisation).
Celles-ci ont répertorié et classé les informations qui devaient figurer sur le nouveau site web. Ce contenu devait répondre à un ensemble de lignes directrices et de principes. Elles ont ensuite attribué la responsabilité éditoriale de chaque page à des collègues issus des différents services. Ces personnes sont devenues propriétaires de l'information, garantes notamment de l'exactitude et de l'actualité des pages liées à leur thème ou domaine de prédilection.
L'équipe projet était quant à elle en charge de la forme. Concrètement, chaque page a donc été confiée à un tandem : un propriétaire de l'information (pour le contenu) et un propriétaire de la forme (pour la présentation).
Les propriétaires de la forme avaient pour mission :
d'intégrer les informations dans des modèles et formats standardisés ;
de rédiger des textes aussi clairs et concis que possible ;
d'aligner et valider les textes avec les propriétaires de l'information ;
de publier les contenus dans le nouveau système de gestion de contenu.
L'équipe projet avait donc déjà réalisé une grande partie du travail préparatoire.
Le rôle d'iO dans cette vaste migration de contenu
L'équipe d'iO était composée de quatre spécialistes du contenu et d'un chef de projet qui ont soutenu l'équipe projet des municipalités dans sa mission de propriétaire de la forme. Concrètement, nous avons traduit toutes les informations en textes clairs, conviviaux et faciles à comprendre. Nous avons également assuré la relecture finale de l'ensemble des textes réécrits et intégré ces contenus dans le nouveau CMS Drupal for Governments.
Cela incluait aussi la définition d'environ 1 000 redirections, c'est-à-dire le renvoi d'une URL d'une ancienne page vers l'URL de la nouvelle page correspondante.
« La refonte d'un site web est une tâche considérable, surtout si vous passez à un nouveau CMS et que vous souhaitez inventorier, optimiser et migrer tout le contenu. Les spécialistes du contenu d'iO nous ont énormément aidés dans cette démarche. Nos sites web ont nettement gagné en accessibilité et en convivialité. »
Erik Bauer, Erik Bauer, project manager, municipalité d'Amstelveen
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Une collaboration fluide pour un contenu web harmonisé
Pendant six mois, nous avons passé chaque page au crible : que pouvait-on restructurer, clarifier ou raccourcir ? Est-ce que les habitant·e·s disposaient bien de toutes les informations ou instructions nécessaires pour effectuer leurs démarches ? En alignant en continu nos règles rédactionnelles et notre tone of voice, nous avons construit un ensemble cohérent de pages, toutes pensées depuis le point de vue des visiteur·euse·s.
Grâce à notre approche rigoureuse et à l'excellente collaboration avec l'équipe projet, la phase d'optimisation du contenu a avancé plus vite que prévu. Nous avons traité chaque demande des municipalités immédiatement, posé les bonnes questions et livré les textes plus rapidement. Cela nous a permis de consacrer davantage de temps à la relecture finale et à l'intégration de toutes les pages dans le CMS.
Résultat : une expérience en ligne nettement améliorée pour les utilisateur·rice·s des sites communaux
Ensemble, nous sommes parvenus à réduire le nombre de pages de manière significative, rendant l'information plus facile à gérer et à trouver. Les utilisateur·rice·s et leurs besoins essentiels occupent désormais une place centrale sur les sites des communes d'Amstelveen et d'Aalsmeer.
Les membres des équipes municipales comme ceux de l'équipe d'iO tirent un bilan très positif de ce projet. Les informations sont aujourd'hui beaucoup plus accessibles et filtrées selon leur pertinence pour les habitant·e·s. La communication a été excellente tout au long du processus. Tous les efforts ont constamment convergé vers un même objectif : servir au mieux les citoyen·ne·s.
Ce que nous avons fait :
Do you also want to improve your organisation's online services?
Then contact Danny van Steijn. He will be happy to talk to you to discover your growth opportunities together.
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