8 lessen om succesvol een team te leiden

Ik maak al heel mijn werkende leven deel uit van teams, maar ik had nog nooit zelf een team aangestuurd. Ik was een developer en mijn teamlead was degene die alle saaie dingen op zich nam - tot een jaar of 2 geleden.

Disclaimer
Opgepast! Deze blogpost gaat over mijn persoonlijke verhaal en de lessen die ik heb geleerd in mijn jaren als teamlead. Het is geen typische uiteenzetting over teamwork, maar er kan wel eens een cliché de kop opduiken omdat het waardevol geweest is voor mij. Ik leg graag uit waarom.

1. Hands-on ervaring helpt

In 2017 nam mijn teamlead ontslag en tot mijn eigen verbazing kreeg ik zijn job aangeboden. Ik twijfelde, omdat ik geen zin had in de saaie taken die ik linkte aan leiding geven. Maar al snel realiseerde ik me dat het een uitgelezen kans was om iets goeds te kunnen doen voor het team. Het feit dat zij me aanvaardden als kapitein van ons schip was ook erg belangrijk voor mij.

Als teamlead kon ik beslissingen nemen en hen beschermen tegen sommige frustraties waar we de afgelopen jaren tegenaan waren gelopen. Ik kon de brug zijn tussen hun technische expertise en de business requirements van onze projecten.

Het feit dat ik zowel hun technische uitleg kon begrijpen als voeling had met wat er leefde bij klanten en accounts bleek een wereld van verschil te maken. Zo leerde ik mijn eerste les:

2. Vertrouwen geven is vertrouwen krijgen

Toen ik voor het eerst in mijn nieuwe rol zat, was ik bang. Ik had geen kaas gegeten van projectmanagement. Ik had al wel een paar projecten geleid als technical lead en een paar kleine projecten voor mijn eigen bedrijf aangestuurd, maar nog nooit op de schaal van de projecten waar ik met mijn team aan werkte.

Het management van Intracto zag geen probleem in mijn gebrek aan managementskills. Meer nog: zij geloofden op dat moment meer in mij dan ik in mezelf geloofde. Die blijk van vertrouwen voelde bevrijdend aan en ik probeer om datzelfde principe ook in mijn team te gebruiken.

Iedereen is gelijkwaardig, zelfs het groentje dat net van school komt en nog maar twee dagen bij het team zit. Beslissingen kunnen door iedereen in het team genomen worden. Hoe ze ook uitdraaien, we bekijken nadien altijd samen of het een goede beslissing was of niet en wat we eruit geleerd hebben. Door iedereen in het team dat vertrouwen te geven, vergroot hun betrokkenheid.

Die aanpak bracht les 2 met zich mee:

3. Vertrouwen geven is vertrouwen krijgen

Het duurde niet lang voor ik mijn eerste fout maakte, met een klacht van een ongelukkige klant als gevolg. Toen ik er met onze CEO Pieter over ging praten, had ik verwacht dat hij kwaad zou zijn. Maar in plaats daarvan zei hij: "Het is niet jouw fout, maar onze fout. En we lossen het samen op". Die aanpak was een echte eyeopener.

Weet dat iedereen fouten kan maken, en los ze samen op. Fouten maken is menselijk, het is een kans om te groeien. Mensen die niets fout doen, doen meestal niets.

In ons team hebben we elke maand een retrospective, waarbij we terugkijken op ons werk van de afgelopen maand. Elk half jaar wordt zo'n retrospective een Secret Code Review (SCR). Een idee dat we baseerden op onze Secret Santa Organiser.

Iedereen krijgt willekeurig een ander teamlid toegewezen waarvoor hij een code review moet doen. Daarbij kan het gaan om eender welk stukje code dat de persoon in kwestie heeft geschreven. Tijdens de retrospective kunnen er dan vragen gesteld worden of opmerkingen gegeven worden op die code.

Het achterliggende idee is om een schuldvrije omgeving te creëren waarbij we samen onze ideeën en inzichten over elkaars code kunnen delen. Het resultaat is pure magie. Uiteraard was onze eerste SCR wat ongemakkelijk, omdat iedereen bang was van wat de anderen van zijn code zou denken. Ze wilden in de eerste plaats hun redeneringen en keuzes verdedigen.

Onze tweede SCR ging er veel meer ontspannen aan toe, omdat iedereen intussen wist dat de bedoeling niet is om elkaar te bekritiseren, maar wel om van elkaar te leren. Het werd een leuke sessie waarbij zelfs een senior dingen bijleerde van een junior.

Zo leerde ik mijn derde les:

4. Persoonlijk welzijn komt op de eerste plaats

Het leven is geen ponykamp. We zijn allemaal mensen en dat betekent jammer genoeg ook dat je rekening moet houden met persoonlijke problemen. Ons team is geen uitzondering op die regel. Soms slaat het noodlot toe en moet je een deadline opgeven door onvoorziene persoonlijke gebeurtenissen.

Daar kan je spijtig genoeg niets aan doen en je kan jezelf er ook niet op voorbereiden. Je zal moeten improviseren, want het is jouw taak als leider om je teamleden te beschermen. Wanneer iemand persoonlijke problemen heeft, moet jij ervoor zorgen dat ze zich daar volledig op kunnen concentreren. We zijn geen chirurgen, dus er staan geen levens op het spel.

Dat brengt me bij les nummer vier:

5. Je bent geen prinses, dus maak je handen vuil

De mensen die ik het meest bewonder zijn meestal degenen die dingen gedaan krijgen. Heel wat mensen praten veel, maar doen weinig. Talk is cheap. Tijdens mijn carrière heb ik heel wat mensen in leidinggevende functies ontmoet die het vuile werk altijd delegeerden naar de mensen 'onder' hen. Ik zal niet beweren dat je als leidinggevende al het werk zelf moet doen, maar voor je van je teamleden verwacht dat ze al het vuile werk opknappen moet je eerst zelf je kilometers malen.

Wanneer je een project oplevert, is er vaak een hoop saai werk dat moet gebeuren. In plaats van te verwachten dat je team al dat werk op zich neemt, moet je hen helpen. En ja, je hebt het waarschijnlijk druk en denkt misschien dat jouw tijd kostbaarder is dan die van hen. Spoiler alert: dat is niet het geval.

Als leidinggevende moet je het goede voorbeeld geven en je team helpen. In ons team ben ik vaak degene die content gaat copy-pasten, saaie bugfixes programmeert enzovoort. Mijn team respecteert het feit dat ik dat soort werk overneem. En wanneer er een belangrijke deadline in mijn nek begint te hijgen, komen ze vanzelf vragen of ze me kunnen helpen met die saaie taken.

En dat is les vijf:

6. Always take the blame, never take the credit

In mijn tweede job had ik het geluk om het team van Geert te belanden. Hij was de leider van ons development-team en hij had een eerder onorthodoxe manier van leidinggeven. Pas later begreep ik waarom hij deed wat hij deed en hoeveel wij, zijn team, er eigenlijk van opgestoken hebben.

Hij moedigde ons constant aan en kwam met de beste ideeën, ook al was hij zelf niet technisch onderlegd. Hij hielp ons waar hij kon, ook met het saaie werk.

Maar het belangrijkste gebeurde zodra iemand kwam klagen over ons werk of ons wou wijzen op wat we verkeerd deden. Geert veranderde dan spontaan in een soort moederkloek die haar kuikens wou beschermen. Hij nam de schuld op zich voor elke fout die (al dan niet terecht) aan ons werd toegeschreven. Voor ons voelde het alsof we een groot schild hadden.

Het werd nog vreemder wanneer het team complimenten kreeg. Die complimenten kwamen altijd bij Geert terecht, maar hij verwees iedereen door naar ons. Hij zette een stap opzij en liet alle eer naar ons, het team, gaan. Tot onze eigen verbazing.

De magische zesde les:

Neem altijd de schuld op je en strijk nooit de eer op.

7. Moedig verantwoordelijkheidszin aan

De meest recente les leerde ik onlangs, toen ik op vakantie was. Op maandagochtend, mijn eerste vakantiedag, rolde er een e-mail binnen. Een klant was onze applicatie beginnen testen zonder ons eerst te verwittigen. Dat beloofde niet veel goeds. We hadden de applicatie zelf nog niet getest en erger nog: zowel onze lead developer als ikzelf waren op vakantie.

De klant liep meteen tegen problemen aan en kon niemand bereiken om hem te helpen. Tot het magische moment waarop twee collega's uit het niets naar voor traden. Zij hadden wel geholpen met het project, maar kenden de details niet. Ze werkten nu allebei aan andere projecten, maar ze vonden dat het hun job was om de klant door een succesvol testtraject te loodsen. Ze deden alles wat ze konden om de test op de rails te krijgen.

Tijdens de test kwamen ze enkele grotere problemen tegen, tot ze mij uiteindelijk moesten bellen om me te vertellen wat er misliep en hoe ze het aan het oplossen waren. Op dat moment konden we niet anders dan onze lead developer er bij te betrekken.

Plots was het hele team samen aan de slag om onze klant bij te staan. Dat twee van ons aan de andere kant van de wereld zaten deed er niet toe. Twee uur later liep alles weer vlot en ik kon genieten van een fantastische vakantie.

Les zeven:

De Gouden Cirkel van Simon Sinek

Tijdens mijn vakantie was ik toe aan het laatste hoofdstuk in het boek ‘Start with Why’ van Simon Sinek. Dat boek had een grote impact op mij. Niet zozeer omdat er dingen instonden die ik niet wist, maar wel omdat het zo helder verteld werd.

Het fenomeen van de Gouden Cirkel, bijvoorbeeld. Om dat te begrijpen, moet je eerst begrijpen waar de cirkels voor staan. Ik probeer het even uit te leggen.

Sinek ondervond dat de meeste bedrijven van buiten naar binnen werken, vertrekkend van WAT. WAT staat voor de producten of diensten die een bedrijf verkoopt. Het is de makkelijkste vraag om te beantwoorden.

HOE is een verklaring van wat het bedrijf doet. In deze ring van de Gouden Cirkel legt het bedrijf uit waarom zijn producten of diensten beter zijn dan die van de concurrentie. Hier wordt het meestal wat vager.

WAAROM is meestal de moeilijkste vraag om te beantwoorden. Daarbij gaat het om waar het bedrijf in gelooft, WAAROM ze doen wat ze doen. En dan gaat het niet om winst maken, want dat is een gevolg van wat ze doen. WAAROM gaat over waarom je vanmorgen bent opgestaan en waarom mensen geïnteresseerd moeten zijn in wat je doet. Het WAAROM belichaamt onze overtuigingen en helpt ons om anderen te inspireren.

Inspirerende en invloedrijke bedrijven communiceren van binnen naar buiten in plaats van omgekeerd. Sinek neemt Apple als voorbeeld.

Als Apple communiceerde als de meeste andere bedrijven, zou dat ongeveer zo klinken: "Wij maken geweldige computers (WAT) die er mooi uitzien en gebruiksvriendelijk zijn (HOE). Eentje kopen?"

In werkelijkheid communiceren ze eerder op deze manier:

"In alles wat we doen, willen we het status quo uitdagen. We willen anders denken (WAAROM). We dagen het status quo uit door ervoor te zorgen dat onze producten prachtig ontworpen zijn en eenvoudig om te gebruiken (HOE). En toevallig maken we ook gewoon geweldige computers (WAT). Eentje kopen?"

Het voelt totaal anders aan en je hebt de neiging om hen te volgen omdat je gelooft waar zij in geloven. In het boek projecteert Sinek deze redenering op bedrijven en hoe ze succes oogsten.

In mijn ogen is de Gouden Cirkel van toepassing op bijna alles wat we doen in het leven en kan hij dienen als verklaring voor passie. Als je echt gelooft in waarom je iets doet, zullen anderen dat ook doen.

Ik besluit graag met een quote uit het boek:

Het WAAROM van Intracto

Bij Intracto geloven we in evolueren en verbeteren. We geven de bedrijven van de toekomst mee vorm, niet alleen op vlak van marketing, communicatie en technologie maar ook op strategisch niveau. Daarom brengen we zoveel mogelijk tijd door dichtbij de kern van bedrijven, zodat we partners worden in plaats van leveranciers. En we hebben toevallig ook de meest getalenteerde mensen in de sector aan boord om dat te doen.

Die overtuigingen zitten ingebakken in onze teams. We zijn nauw verbonden met onze klanten en met elkaar, altijd op zoek naar een betere versie van wat we doen. In mijn team hebben we verschillende manieren om dat te doen, zoals onze SCR.

8. Wees dankbaar

En tot slot les 8: wees dankbaar. Als iemand iets voor je doet, bedank hem of haar. Respect moet verdiend én gegeven worden. Wees niet die humeurige persoon die zanikt over "ze doen gewoon hun job". Als je je appreciatie toont voor wat iemand doet voor jou, is de kans groter dat ze ook jou ondersteunen in de toekomst.

Daarom wil ik deze post graag besluiten met te zeggen hoe blij ik ben met een team dat bloed, zweet en tranen geeft om onze gemeenschappelijke doelen te bereiken (Jeroen, Yves, Sead, Jelle, Brecht, Didier, Mats). Daarbovenop wil ik iedereen bedanken die me geholpen heeft om te evolueren en dit bedrijf zo geweldig maakt om voor te werken.

Wil je die fantastische collega's graag ontmoeten? Check dan zeker onze vacatures, of kom langs voor een kop koffie.