Introduktion
Det är viktigt för iO att skapa en atmosfär där alla känner sig trygga och har möjlighet att dela sina bekymmer på ett säkert sätt.
Denna policy beskriver rutinerna för att på ett effektivt och säkert sätt lämna in en rapport avseende (misstänkta) missförhållanden eller oegentligheter inom iO:s organisation enligt den så kallade "visselblåsarlagstiftningen".
Nedan beskrivs vem som kan lämna in en rapport, hur detta kan göras (internt/externt) och vad en "visselblåsare" kan förvänta sig vad gäller kommunikation, skydd och hantering av rapporten.
iO kan ändra eller komplettera denna policy efter eget gottfinnande. Om väsentliga ändringar görs kommer detta att anges och uppmärksammas.
Denna visselblåsarpolicy uppdaterades den 30/07/2026.
Varför denna policy?
Med denna visselblåsarpolicy strävar iO efter att hålla tröskeln för att rapportera arbetsrelaterade missförhållanden och oegentligheter inom organisationen så låg som möjligt och att erbjuda ett transparent och säkert sätt att göra detta på.
När en rapport lämnas in förväntas personen inte kunna bevisa ett missförhållande eller en oegentlighet. Påståendet måste dock vara trovärdigt och det måste finnas fakta eller omständigheter som indikerar en rimlig misstanke om ett missförhållande eller en oegentlighet.
Som organisation säkerställer iO att en rapport hanteras omsorgsfullt, i fullständig konfidentialitet och utan repressalier mot den som rapporterar.
Vem kan lämna in en rapport?
Varje person som i ett arbetsrelaterat sammanhang får information om olagligt, orättvist eller kränkande beteende och/eller konstaterar andra överträdelser (av lagar) kan lämna in en rapport. Det saknar betydelse om arbetsrelationen har upphört, pågår eller ännu inte har börjat.
Det gäller därför – men är inte begränsat till – följande personer med en arbetsrelation med iO:
Anställda
Praktikanter
Frilansar
Konsulter
Aktieägare
Leverantörer
Kunder
De skyddade personerna inkluderar även familjemedlemmar och kollegor till den rapporterande personen, om de har en arbetsrelation med den person som rapporten riktar sig mot, samt personer som bistår den rapporterande, till exempel en förtroenderådgivare.
En person som lämnar in en rapport i enlighet med denna policy betraktas som en "visselblåsare" och är skyddad i den mening som beskrivs i denna policy.
Utanför ett arbetsrelaterat sammanhang kan rapporter endast avse förebyggande av penningtvätt och finansiering av terrorism.
Vad kan rapporteras?
Inom ramen för visselblåsarpolicyn kan alla (misstänkta) missförhållanden och oegentligheter rapporteras avseende:
· Ett lagkrav eller interna regler som innefattar en specifik skyldighet fastställd av en arbetsgivare enligt ett lagkrav;
· En fara för folkhälsan;
· En fara för personers säkerhet;
· En fara för miljöförstöring;
· En fara för organisationens korrekta funktion till följd av olämpligt beteende eller försumlighet;
· Offentlig upphandling;
· Finansiella tjänster, produkter och marknader samt förebyggande av penningtvätt och finansiering av terrorism;
· Produktsäkerhet och produktöverensstämmelse;
· Transportsäkerhet;
· Miljöskydd;
· Strålskydd och kärnsäkerhet;
· Livsmedels- och fodersäkerhet, djurhälsa och djurskydd;
· Folkhälsa;
· Konsumentskydd;
· Skydd av privatlivet och personuppgifter samt säkerhet i nätverks- och informationssystem;
· Skattebedrägeri;
· Socialbedrägeri.
Varje rapport om ett missförhållande eller en oegentlighet avseende ovanstående måste baseras på information som erhållits från arbetsmiljön. För att betraktas som en överträdelse måste det röra sig om en handling eller underlåtenhet som är (förmodligen) olaglig, eller som strider mot någon reglering.
Visselblåsarens rapport måste vara integrerad och gjord i god tro och baseras på rimliga och dokumenterbara grunder. En integrerad rapport är en rapport som motiveras av ett högre intresse än visselblåsarens eget. I fallet med en integrerad rapport kan det inte rimligen förväntas att visselblåsaren borde ha framfört rapporten på ett annat sätt inom organisationen (till exempel via incidentproceduren eller genom regelbundna diskussioner med team, chefer osv.).
Inte alla typer av missförhållanden kan rapporteras under denna visselblåsarpolicy, till exempel:
Om en iO-medarbetare i sitt arbete stöter på missförhållanden hos en annan organisation bör detta rapporteras till den berörda organisationen eller externt.
Personliga klagomål (till exempel om arbetsplatsen, relationen med kollegor eller chef) faller inte under visselblåsarpolicyn, och det gör inte heller rapporter som enbart görs i rapportörens eget intresse (rapporter som inte görs i god tro). Sådana oegentligheter bör först diskuteras med närmaste chef, juridiska avdelningen, HR-direktören eller annan utsedd person på vanligt sätt.
Skydd av visselblåsaren
Alla former av repressalier mot visselblåsare, inklusive hot och försök till repressalier, är förbjudna. Visselblåsaren är således skyddad mot bland annat negativa utvärderingar, befattningsbyte, andra sanktioner (ekonomiska eller på annat sätt) eller avskedande. Visselblåsaren är skyddad på obestämd tid.
Skyddet upphör dock om visselblåsaren medvetet rapporterar falsk och/eller vilseledande information eller skaffar sig tillgång till information i syfte att själv begå ett brott. Visselblåsaren kan också fortfarande vara föremål för åtgärder som är helt oberoende av rapporten.
Konfidentialitet för en rapport
Konfidentialiteten för visselblåsarens identitet fastställs i lag. Utan visselblåsarens uttryckliga samtycke kommer hans/hennes identitet inte att röjas för personer som inte är behöriga att ta emot eller följa upp rapporter. Detta gäller också all annan information från vilken identiteten kan (in)direkt härledas.
Visselblåsarens identitet får endast röjas om det finns en nödvändig och proportionerlig skyldighet, påtvingad av EU- eller nationell lagstiftning, i samband med myndigheters utredningar eller rättsliga förfaranden.
Hur lämnas en rapport in?
Rapporter kan lämnas in skriftligt eller muntligt. En visselblåsare kan också använda det online-rapportformulär för att begära ett möte med sin lokala förtroenderådgivare eller HR-avdelningen för att lämna en muntlig rapport.
Interna rapporter
Hur?
Rapporter kan lämnas in skriftligt eller muntligt. En visselblåsare kan också använda det online-rapportformulär för att begära en intervju som möjliggör en muntlig rapport till sin lokala förtroenderådgivare eller HR.
Våra interna rapporteringsrutiner är organiserade för att säkerställa maximal säkerhet och skydda konfidentialiteten och diskretion avseende rapportörens identitet, rapporten och eventuella tredjeparter.
Rapporter kan lämnas in både konfidentiellt och anonymt.
Vid en konfidentiell rapport kan du uppge ditt namn och dina kontaktuppgifter, så att din rapport kan hanteras på ett så effektivt sätt som möjligt.
Vid en anonym rapport kommer identiteten på den person som lämnar rapporten inte att sökas upp eller på annat sätt identifieras. En anonym rapport kan leda till att en tillfredsställande utredning inte är möjlig. iO kommer alltid att agera efter bästa förmåga.
Alla rapporter (konfidentiella och anonyma) tas emot och hanteras av den juridiska avdelningen. Kontinuitet avseende uppföljning av rapporter är garanterad. Alla som är involverade i mottagande, hantering och uppföljning av rapporten ska iaktta principerna om konfidentialitet, objektivitet och opartiskhet. Tredje parter (till exempel de som är inblandade i rapporten) kommer aldrig att få visselblåsarens identitet.
Information, råd och stöd
Visselblåsaren kan också konfidentiellt rådfråga en rådgivare om misstänkta missförhållanden. En rådgivare definieras som en person som i kraft av sin befattning har tystnadsplikt och som konfidentiellt konsulteras av en visselblåsare om misstänkta missförhållanden.
Förfarande
Varje rapport lämnas in via det interna online-rapporteringsverktyget som är tillgängligt via vibe.iodigital.com. På denna sida väljer du 'Complaint' och sedan 'whistleblower report' som 'Your location'. Rapporten är anonym om inte rapportören uppger sina kontaktuppgifter. För att säkerställa anonymitet är spårningskoden på applikationssidan inaktiverad och användaruppgifter som användarnamn eller IP-adresser lagras inte. iO garanterar att inte spåra rapportörens identitet på något annat sätt.
Följande måste ingå i rapporten:
En detaljerad beskrivning av vad du identifierar och önskar uppmärksamma (till exempel de inblandade eller ej, källor, datum, plats) och hur detta kom till visselblåsarens kännedom;
Namnen på eventuella andra personer som kan bekräfta de rapporterade fakta;
Visselblåsarens kontaktuppgifter om så önskas;
All annan information eller alla andra uppgifter som kan hjälpa utredningsteamet att verifiera fakta.
Inom 7 dagar kommer visselblåsaren att få en mottagningsbekräftelse, om inte rapporteringsansvarig har varit oförmögen att svara på rapporten (vid anonymitet). I samband med detta kontrollerar rapporteringsansvarig först om rapporten faller inom ramen för visselblåsarregleringen.
Utredning
Varje rapport utreds sedan omsorgsfullt av rapporteringsansvarig. Andra avdelningar kan eller kan inte involveras på need-to-know-basis (till exempel juridik) för att hjälpa till med utredningarna. Vid behov kan en extern part involveras för att genomföra en grundlig, konfidentiell och opartisk utredning.
Senast tre månader efter mottagningsbekräftelsen kommer visselblåsaren att få återkoppling om utredningen och uppföljningen av sin rapport (om möjligt när den lämnats in anonymt). Visselblåsaren upprätthåller centralt en sammanfattning av varje rapport som beskriver vidtagna åtgärder (anonymiserade eller ej).
Resultat
Om en rapport avslöjar en överträdelse garanterar iO att lämpliga och korrigerande men proportionerliga åtgärder vidtas.
Integritet
Vid hantering av en rapport kommer iO att följa all tillämplig lagstiftning om skydd av personuppgifter.
Externa rapporter
Överträdelser av interna regler, processer osv. måste alltid först rapporteras internt enligt det förfarande som beskrivs ovan.
Det finns också möjlighet att rapportera en överträdelse externt till behöriga myndigheter. Var och en av dessa myndigheter är behörig för ett visst område och ansvarar för utredning och övervakning av rapporter samt eventuella sanktioner. Listan över behöriga myndigheter för mottagande av externa rapporter anges nedan.
Vi uppdaterar regelbundet listan över externa behöriga myndigheter i enlighet med utvecklingen av nationell lagstiftning i Belgien, Nederländerna, Sverige och Danmark.
Sverige
Sverige har implementerat EU:s visselblåsardirektiv genom Lag (2021:890) om skydd för personer som rapporterar om missförhållanden och den tillhörande Förordning (2021:949). Följande myndigheter har utsetts som behöriga externa rapporteringsorgan, var och en inom sitt eget område:
Arbetsmiljöverket – arbetsmiljö och säkerhet;
Finansinspektionen – finansiella tjänster, produkter och marknader;
Integritetsskyddsmyndigheten (IMY) – skydd av personuppgifter och privatlivet;
Konkurrensverket – konkurrens;
Konsumentverket – konsumentskydd;
Livsmedelsverket – livsmedels- och fodersäkerhet;
Jordbruksverket – djurhälsa och djurskydd;
Läkemedelsverket – läkemedel och hälsoprodukter;
Naturvårdsverket – miljöskydd;
Transportstyrelsen – transportsäkerhet;
Strålsäkerhetsmyndigheten – strålskydd och kärnsäkerhet;
Post- och telestyrelsen (PTS) – säkerhet i nätverks- och informationssystem;
Socialstyrelsen – folkhälsa;
Skatteverket – bekämpning av skattebedrägeri.
Om ingen av ovanstående myndigheter är behörig kan rapporter lämnas in till Arbetsmiljöverket, som fungerar som en allmän samordningskanel för rapporter som inte faller under en sektorsspecifik myndighet.