Introduktion
Det er vigtigt for iO at skabe en atmosfære, hvor alle føler sig tilpas og er i stand til at dele deres bekymringer på en tryg måde.
Denne politik beskriver procedurerne for på en effektiv og sikker måde at indgive en rapport om (formodede) uregelmæssigheder eller lovovertrædelser inden for iO's organisation i henhold til den såkaldte "whistleblowerlovgivning".
Nedenfor beskrives, hvem der kan indgive en rapport, hvordan dette kan gøres (internt/eksternt), og hvad en "whistleblower" kan forvente med hensyn til kommunikation, beskyttelse og behandling af rapporten.
iO kan ændre eller supplere denne politik efter eget skøn. Hvis der foretages væsentlige ændringer, vil dette blive angivet og bragt til alles kendskab.
Denne whistleblowerpolitik blev opdateret den 30/07/2026.
Hvorfor denne politik?
Med denne whistleblowerpolitik sigter iO mod at holde tærsklen for indberetning af arbejdsrelaterede uregelmæssigheder og lovovertrædelser inden for organisationen så lav som muligt og at tilbyde en transparent og sikker måde at gøre dette på.
Når der indgives en rapport, forventes det ikke, at personen kan bevise en uregelmæssighed. Påstanden skal dog være plausibel, og der skal foreligge kendsgerninger eller omstændigheder, der indikerer en rimelig mistanke om en uregelmæssighed.
Som organisation sikrer iO, at en rapport behandles omhyggeligt, i fuld fortrolighed og uden repressalier over for den, der indberetter.
Hvem kan indgive en rapport?
Enhver person, der i en arbejdsrelateret sammenhæng får oplysninger om ulovlig, uretfærdig eller krænkende adfærd og/eller konstaterer andre overtrædelser (af love), kan indgive en rapport. Det er uden betydning, om arbejdsforholdet er ophørt, igangværende eller endnu ikke er begyndt.
Det gælder derfor – men er ikke begrænset til – følgende personer med et arbejdsforhold til iO:
Medarbejdere
Praktikanter
Freelancere
Konsulenter
Aktionærer
Leverandører
Kunder
De beskyttede personer omfatter også familiemedlemmer og kolleger til den person, der indberetter, hvis de har et arbejdsforhold til den person, som rapporten vedrører, samt personer, der bistår den indberettende, såsom en betroet rådgiver.
En person, der indgiver en rapport i overensstemmelse med denne politik, betragtes som en "whistleblower" og er beskyttet som beskrevet i denne politik.
Uden for en arbejdsrelateret sammenhæng kan rapporter kun vedrøre forebyggelse af hvidvaskning af penge og finansiering af terrorisme.
Hvad kan indberettes?
Inden for rammerne af whistleblowerpolitikken kan alle (formodede) uregelmæssigheder indberettes med hensyn til:
Et lovkrav eller interne regler, der indebærer en specifik forpligtelse pålagt af en arbejdsgiver i henhold til et lovkrav;
En fare for folkesundheden;
En fare for personers sikkerhed;
En fare for miljøforringelse;
En fare for organisationens rette funktion som følge af uhensigtsmæssig adfærd eller forsømmelse;
Offentlige indkøb;
Finansielle tjenesteydelser, produkter og markeder samt forebyggelse af hvidvaskning af penge og finansiering af terrorisme;
Produktsikkerhed og -overensstemmelse;
Transportsikkerhed;
Miljøbeskyttelse;
Strålingsbeskyttelse og nuklear sikkerhed;
Fødevare- og fodersikkerhed, dyresundhed og dyrevelfærd;
Folkesundhed;
Forbrugerbeskyttelse;
Beskyttelse af privatliv og personoplysninger samt sikkerhed i net- og informationssystemer;
Skattesvig;
Socialt bedrageri.
Enhver rapport om en uregelmæssighed vedrørende ovenstående skal være baseret på oplysninger, der er opnået i arbejdsmiljøet. For at blive betragtet som en overtrædelse skal der være tale om en handling eller undladelse, der er (formodet) ulovlig, eller som er i strid med en regulering.
Whistleblowerens rapport skal være integreret og foretaget i god tro og baseret på rimelige og dokumenterbare grunde. En integreret rapport er en rapport, der er motiveret af en højere interesse end whistleblowerens egen. I tilfælde af en integreret rapport kan det ikke med rimelighed forventes, at whistlebloweren burde have rejst rapporten på en anden måde inden for organisationen (f.eks. via hændelsesproceduren eller via regelmæssige drøftelser med teams, ledere osv.).
Ikke alle former for forseelser kan indberettes under denne whistleblowerpolitik, f.eks.:
Hvis en iO-medarbejder i forbindelse med sit arbejde støder på uregelmæssigheder i en anden organisation, bør dette indberettes til den pågældende organisation eller eksternt.
Personlige klager (f.eks. over arbejdspladsen, forholdet til kolleger eller leder) falder ikke ind under whistleblowerpolitikken, og det gør heller ikke rapporter, der udelukkende er i den indberettendes egen interesse (rapporter, der ikke er indgivet i god tro). Sådanne uregelmæssigheder bør først drøftes med den nærmeste leder, den juridiske afdeling, HR-direktøren eller en anden udpeget person på sædvanlig vis.
Beskyttelse af whistlebloweren
Enhver form for repressalier mod whistleblowere, herunder trusler og forsøg på repressalier, er forbudt. Whistlebloweren er således beskyttet mod bl.a. negative evalueringer, stillingsskift, andre sanktioner (finansielle eller på anden vis) eller afskedigelse. Whistlebloweren er beskyttet på ubestemt tid.
Beskyttelsen ophører dog, hvis whistlebloweren bevidst indberetter falske og/eller vildledende oplysninger eller skaffer sig adgang til oplysninger med henblik på selv at begå en lovovertrædelse. Whistlebloweren kan også fortsat være underlagt foranstaltninger, der er fuldstændig uafhængige af rapporten.
Fortrolighed af en rapport
Fortroligheden af whistleblowerens identitet er fastsat ved lov. Uden whistleblowerens udtrykkelige samtykke vil hans/hendes identitet ikke blive videregivet til personer, der ikke er bemyndigede til at modtage eller følge op på rapporter. Dette gælder også for alle andre oplysninger, hvorfra identiteten direkte eller indirekte kan udledes.
Whistleblowerens identitet må kun videregives, hvis der er en nødvendig og forholdsmæssig forpligtelse, der er pålagt af EU- eller national lovgivning, i forbindelse med myndighedsundersøgelser eller retssager.
Hvordan indgives en rapport?
Rapporter kan indgives skriftligt eller mundtligt. En whistleblower kan også benytte den online indberetningsformular til at anmode om et møde med sin lokale fortrolige rådgiver eller HR-afdelingen for at afgive en mundtlig rapport.
Interne rapporter
Hvordan?
Rapporter kan indgives skriftligt eller mundtligt. En whistleblower kan også benytte den online indberetningsformular til at anmode om en samtale, der giver mulighed for at afgive en mundtlig rapport til sin lokale fortrolige rådgiver eller HR.
Vores interne indberetningsprocedurer er tilrettelagt med henblik på at sikre maksimal sikkerhed og beskytte fortroligheden og diskretion vedrørende den indberettendes identitet, rapporten og eventuelle tredjeparter.
Rapporter kan indgives både fortroligt og anonymt.
I tilfælde af en fortrolig rapport kan du oplyse dit navn og dine kontaktoplysninger, så din rapport kan behandles på den mest effektive måde.
I tilfælde af en anonym rapport vil identiteten på den person, der indgiver rapporten, ikke blive søgt oplyst eller identificeret på anden vis. En anonym rapport kan medføre, at en tilstrækkelig undersøgelse ikke er mulig. iO vil altid handle efter bedste evne.
Alle rapporter (fortrolige og anonyme) vil blive modtaget og behandlet af den juridiske afdeling. Kontinuitet i opfølgningen af indberetninger er garanteret. Alle involverede i modtagelse, behandling og opfølgning af rapporten vil overholde principperne om fortrolighed, objektivitet og upartiskhed. Tredjeparter (f.eks. de involverede i rapporten) vil aldrig modtage whistleblowerens identitet.
Information, rådgivning og støtte
Whistlebloweren kan også fortroligt konsultere en rådgiver om formodede uregelmæssigheder. En rådgiver er defineret som en person, der i kraft af sin stilling har tavshedspligt, og som fortroligt konsulteres af en whistleblower om formodede uregelmæssigheder.
Procedure
Hver rapport indgives via det interne online indberetningsværktøj, der er tilgængeligt via vibe.iodigital.com. På denne side skal du vælge 'Complaint' og derefter vælge 'whistleblower report' som 'Your location'. Rapporten er anonym, medmindre den indberettende opgiver sine kontaktoplysninger. For at sikre anonymitet er sporingskoden på applikationssiden deaktiveret, og brugeroplysninger som brugernavn eller IP-adresser gemmes ikke. iO garanterer ikke at spore den indberettendes identitet på nogen anden måde.
Rapporten skal indeholde følgende:
En detaljeret beskrivelse af, hvad du identificerer og ønsker at bringe til opmærksomhed (f.eks. de involverede eller ej, kilder, dato, sted) og hvordan det kom til whistleblowerens kendskab;
Navnene på eventuelle andre personer, der kan bekræfte de indberettede kendsgerninger;
Whistleblowerens kontaktoplysninger, hvis ønsket;
Alle andre oplysninger eller elementer, der kan hjælpe efterforskningsteamet med at verificere kendsgerningerne.
Inden for 7 dage vil whistlebloweren modtage en modtagelsesbekræftelse, medmindre indberetningsansvarlige ikke har været i stand til at svare på rapporten (i tilfælde af anonymitet). I den forbindelse kontrollerer indberetningsansvarlige først, om rapporten falder inden for rammerne af whistleblowerlovgivningen.
Undersøgelse
Hver rapport undersøges derefter omhyggeligt af den indberetningsansvarlige. Andre afdelinger kan eventuelt inddrages på need-to-know-basis (f.eks. juridisk) for at hjælpe med at gennemføre undersøgelserne. Hvis det er nødvendigt, kan en ekstern part inddrages til at gennemføre en grundig, fortrolig og upartisk undersøgelse.
Senest tre måneder efter modtagelsesbekræftelsen vil whistlebloweren modtage feedback på undersøgelsen og opfølgningen af sin rapport (hvis muligt, når den er indgivet anonymt). Whistlebloweren opbevarer centralt et resumé af hver rapport med en beskrivelse af de trufne foranstaltninger (anonymiserede eller ej).
Resultat
Hvis en rapport afslører en overtrædelse, garanterer iO, at passende og korrigerende, men forholdsmæssige foranstaltninger vil blive truffet.
Databeskyttelse
Ved behandling af en rapport vil iO overholde enhver gældende lovgivning om beskyttelse af personoplysninger.
Eksterne rapporter
Overtrædelser af interne regler, processer osv. skal altid først indberettes internt i henhold til den ovenfor beskrevne procedure.
Der er også mulighed for at indberette en overtrædelse eksternt til de kompetente myndigheder. Hver af disse myndigheder er kompetent for et bestemt område og er ansvarlig for undersøgelsen og overvågningen af rapporter samt eventuelle sanktioner. Listen over kompetente myndigheder til modtagelse af eksterne rapporter er angivet nedenfor.
Vi opdaterer regelmæssigt listen over eksterne kompetente myndigheder i overensstemmelse med udviklingen i national lovgivning i Belgien, Nederlandene, Sverige og Danmark.
Danmark
Danmark har implementeret EU's whistleblowerdirektiv via Lov om beskyttelse af whistleblowere (lov nr. 1436 af 29. juni 2021). Følgende myndigheder er kompetente til at modtage eksterne rapporter:
Datatilsynets whistleblowerenhed – generel ekstern indberetningskanal for sager, der ikke falder under en sektorspecifik myndighed; tilgængelig via www.datatilsynet.dk;
Finanstilsynet – finansielle tjenesteydelser, produkter og markeder, forebyggelse af hvidvaskning af penge og finansiering af terrorisme;
Søfartsstyrelsen – transportsikkerhed (maritim);
Arbejdstilsynet – arbejdsmiljø og sikkerhed;
Miljøstyrelsen – miljøbeskyttelse;
Fødevarestyrelsen – fødevare- og fodersikkerhed, dyresundhed og dyrevelfærd;
Lægemiddelstyrelsen – folkesundhed og lægemidler;
Styrelsen for Patientsikkerhed – patientsikkerhed og pleje;
Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen – konkurrence og forbrugerbeskyttelse;
Skattestyrelsen – bekæmpelse af skattesvig.