Inleiding
Het is voor iO belangrijk om een sfeer te creëren waarin iedereen zich op zijn gemak voelt en de mogelijkheid heeft om op een veilige manier zijn of haar zorgen te uiten.
Dit beleid beschrijft de procedures voor het op een doeltreffende en veilige manier indienen van een melding over (vermoedelijke) misstanden of onregelmatigheden binnen de organisatie van iO in het kader van de zogenaamde "Klokkenluidersregelgeving".
Hieronder wordt beschreven wie een melding kan doen, hoe dit kan worden gedaan (intern/extern) en wat een 'Klokkenluider' kan verwachten met betrekking tot communicatie, bescherming en behandeling van de melding.
iO kan dit beleid naar eigen inzicht aanpassen of aanvullen. Indien er belangrijke wijzigingen worden aangebracht, zal dit worden aangegeven en onder de aandacht worden gebracht.
Dit Klokkenluidersbeleid werd bijgewerkt op 30/07/2026.
Waarom dit beleid?
Met dit Klokkenluidersbeleid streeft iO ernaar de drempel voor het melden van werkgerelateerde misstanden en onregelmatigheden binnen de organisatie zo laag mogelijk te houden en hiervoor op een transparante en veilige manier ruimte te bieden.
Bij het indienen van een melding wordt van de melder niet verwacht dat hij of zij een misstand kan bewijzen. De bewering moet echter aannemelijk zijn en er moeten feiten of omstandigheden zijn die wijzen op een redelijk vermoeden van een misstand of onregelmatigheid.
Als organisatie zorgt iO ervoor dat een melding zorgvuldig, in alle vertrouwelijkheid en zonder represailles jegens de melder wordt behandeld.
Wie kan een melding doen?
Iedereen die in een werkgerelateerde context informatie verkrijgt over illegaal, oneerlijk of misbruikend gedrag en/of andere overtredingen (van wetten) vaststelt, kan een melding indienen. Het is hierbij niet relevant of de arbeidsrelatie al dan niet is beëindigd, nog loopt of nog moet beginnen.
Dit geldt derhalve voor — maar is niet beperkt tot — de volgende personen met een arbeidsrelatie met iO:
Werknemers
Stagiairs
Freelancers
Consultants
Aandeelhouders
Leveranciers
Klanten
De beschermde personen omvatten ook familieleden en collega's van de melder, indien zij een arbeidsrelatie hebben met de persoon tegen wie de melding is gericht, en personen die de melder bijstaan, zoals een vertrouwenspersoon.
Een persoon die overeenkomstig dit beleid een melding doet, wordt beschouwd als een "Klokkenluider" en is beschermd zoals beschreven in dit beleid.
Buiten een werkgerelateerde context kunnen meldingen uitsluitend betrekking hebben op de voorkoming van witwassen van geld en terrorismefinanciering.
Wat kan worden gemeld?
In het kader van het Klokkenluidersbeleid kunnen alle (vermoedelijke) misstanden/onregelmatigheden worden gemeld met betrekking tot:
Een wettelijke vereiste of interne regels die een specifieke verplichting bevatten die door een werkgever op grond van een wettelijke vereiste is opgelegd;
Een gevaar voor de volksgezondheid;
Een gevaar voor de veiligheid van personen;
Een gevaar voor de aantasting van het milieu;
Een gevaar voor het goed functioneren van de organisatie als gevolg van onbehoorlijk handelen of nalatigheid;
Overheidsopdrachten;
Financiële diensten, producten en markten, en voorkoming van witwassen van geld en terrorismefinanciering;
Productveiligheid en -naleving;
Transportveiligheid;
Bescherming van het milieu;
Stralingsbescherming en nucleaire veiligheid;
Voedsel- en diervoederveiligheid, diergezondheid en dierenwelzijn;
Volksgezondheid;
Consumentenbescherming;
Bescherming van de persoonlijke levenssfeer en persoonsgegevens, en beveiliging van netwerk- en informatiesystemen;
Belastingfraude;
Sociale fraude.
Elke melding over een misstand/onregelmatigheid met betrekking tot het bovenstaande moet gebaseerd zijn op informatie die uit de werkomgeving is verkregen. Om als een overtreding te worden beschouwd, moet het gaan om een handeling of nalatigheid die (vermoedelijk) onwettig is, of die in strijd is met enige regelgeving.
De melding van de Klokkenluider moet integraal en te goeder trouw zijn en gebaseerd zijn op redelijke en aantoonbare gronden. Een integrale melding is een melding die gemotiveerd wordt door een hoger belang dan dat van de Klokkenluider zelf. In het geval van een integrale melding kan redelijkerwijs niet worden verwacht dat de Klokkenluider de melding op een andere manier binnen de organisatie had moeten doen (bijvoorbeeld via de incidentprocedure of via regelmatige besprekingen met teams, leidinggevenden, enz.).
Niet alle soorten wangedrag kunnen worden gemeld in het kader van dit Klokkenluidersbeleid, bijvoorbeeld:
Indien een iO-medewerker via zijn of haar werk wangedrag bij een andere organisatie constateert, dient dit te worden gemeld bij de betreffende organisatie of extern.
Persoonlijke klachten (bijv. over de werkplek, de relatie met collega's of de leidinggevende) vallen niet onder het Klokkenluidersbeleid, evenmin als meldingen die louter in het eigen belang van de melder worden gedaan (meldingen die niet te goeder trouw zijn gedaan). Dergelijke onregelmatigheden dienen eerst op de gebruikelijke wijze te worden besproken met de directe leidinggevende, de juridische afdeling, de HR-directeur of een andere aangewezen persoon.
Bescherming van de Klokkenluider
Elke vorm van represailles jegens Klokkenluiders, inclusief bedreigingen en pogingen tot represailles, is verboden. De Klokkenluider is derhalve beschermd tegen onder meer negatieve beoordelingen, functiewijziging, andere sancties (financieel of anderszins) of ontslag. De Klokkenluider is voor onbepaalde duur beschermd.
De bescherming eindigt echter indien de Klokkenluider bewust valse en/of misleidende informatie meldt of toegang krijgt tot informatie om zelf een strafbaar feit te plegen. De Klokkenluider kan ook nog steeds worden onderworpen aan maatregelen die volledig losstaan van de melding.
Vertrouwelijkheid van een melding
De vertrouwelijkheid van de identiteit van de Klokkenluider is bij wet vastgesteld. Zonder uitdrukkelijke toestemming van de Klokkenluider zal zijn/haar identiteit niet worden bekendgemaakt aan personen die niet bevoegd zijn om meldingen te ontvangen of op te volgen. Dit geldt ook voor alle andere informatie waaruit de identiteit al dan niet rechtstreeks kan worden afgeleid.
Uitsluitend indien er een noodzakelijke en proportionele verplichting bestaat, opgelegd door EU- of nationale wetgeving, in het kader van onderzoeken door de autoriteiten of gerechtelijke procedures, mag de identiteit van de Klokkenluider worden bekendgemaakt.
Hoe kan een melding worden ingediend?
Meldingen kunnen schriftelijk of mondeling worden gedaan. Een Klokkenluider kan ook gebruikmaken van het online meldformulier om een vergadering aan te vragen met zijn of haar lokale vertrouwenspersoon of met de HR-afdeling voor het doen van een mondelinge melding.
Interne meldingen
Hoe?
Meldingen kunnen schriftelijk of mondeling worden gedaan. Een Klokkenluider kan ook gebruikmaken van het online meldformulier om een gesprek aan te vragen waarbij een mondelinge melding kan worden gedaan bij zijn of haar lokale vertrouwenspersoon of HR.
Onze interne meldprocedures zijn zo ingericht dat de veiligheid maximaal wordt gewaarborgd en de vertrouwelijkheid en discretie van de identiteit van de melder zelf, de melding en eventuele derden worden beschermd.
Meldingen kunnen zowel vertrouwelijk als anoniem worden gedaan.
In het geval van een vertrouwelijke melding kunt u uw naam en contactgegevens vermelden, zodat uw melding op de meest effectieve wijze kan worden behandeld.
In het geval van een anonieme melding zal de identiteit van de melder niet worden gezocht of anderszins worden vastgesteld. Een anonieme melding kan ertoe leiden dat een adequaat onderzoek niet mogelijk is. iO zal altijd naar beste vermogen handelen.
Alle meldingen (vertrouwelijk en anoniem) worden geaccepteerd en behandeld door de juridische afdeling. De continuïteit met betrekking tot de opvolging van meldingen is gegarandeerd. Alle betrokkenen bij de ontvangst, behandeling en opvolging van de melding zullen de beginselen van vertrouwelijkheid, objectiviteit en onpartijdigheid in acht nemen. Derden (bijv. betrokkenen bij de melding) zullen nooit de identiteit van de Klokkenluider ontvangen.
Informatie, advies en ondersteuning
De Klokkenluider kan ook in vertrouwelijkheid een adviseur raadplegen over vermoedelijke misstanden. Een adviseur is een persoon die uit hoofde van zijn of haar functie een geheimhoudingsplicht heeft en die door een Klokkenluider in vertrouwelijkheid wordt geraadpleegd over vermoedelijke misstanden.
Procedure
Elke melding wordt gedaan via het interne online meldingssysteem dat toegankelijk is via vibe.iodigital.com. Selecteer op die pagina 'Complaint' en kies vervolgens 'whistleblower report' als 'Your location'. De melding is anoniem tenzij de melder zijn of haar contactgegevens verstrekt. Om anonimiteit te garanderen is de trackingcode aan de applicatiezijde uitgeschakeld en worden gebruikersgegevens zoals gebruikersnaam of IP-adressen niet opgeslagen. iO garandeert de identiteit van de melder op geen enkele andere manier te traceren.
De melding moet het volgende bevatten:
Een gedetailleerde beschrijving van wat u signaleert en onder de aandacht wilt brengen (bijv. de betrokkenen of niet, bronnen, datum, locatie) en hoe dit de aandacht van de Klokkenluider heeft getrokken;
De namen van eventuele andere personen die de gemelde feiten kunnen bevestigen;
De contactgegevens van de Klokkenluider indien gewenst;
Alle andere informatie of elementen die het onderzoeksteam kunnen helpen de feiten te verifiëren.
Binnen 7 dagen ontvangt de Klokkenluider een ontvangstbevestiging, tenzij de meldingsbeheerder niet in staat was om op de melding te reageren (in geval van anonimiteit). Hierbij controleert de meldingsbeheerder eerst of de melding binnen de reikwijdte van de Klokkenluidersregelgeving valt.
Onderzoek
Elke melding wordt vervolgens zorgvuldig onderzocht door de meldingsbeheerder. Andere afdelingen kunnen al dan niet op need-to-know-basis (bijv. juridisch) worden betrokken om het onderzoek te helpen uitvoeren. Indien nodig kan een externe partij worden ingeschakeld om een grondig, vertrouwelijk en onpartijdig onderzoek uit te voeren.
Uiterlijk drie maanden na de ontvangstbevestiging ontvangt de Klokkenluider terugkoppeling over het onderzoek en de opvolging van zijn of haar melding (indien mogelijk wanneer anoniem gedaan). De Klokkenluider behoudt centraal een samenvatting van elke melding met een beschrijving van de ondernomen acties (al dan niet geanonimiseerd).
Uitkomst
Indien uit een melding een overtreding blijkt, garandeert iO dat passende en corrigerende, maar proportionele maatregelen zullen worden genomen.
Privacy
Bij de behandeling van een melding zal iO voldoen aan alle toepasselijke wetgeving inzake de bescherming van persoonsgegevens.
Externe meldingen
Overtredingen van interne regels, processen, enz. moeten altijd eerst intern worden gemeld volgens de hierboven beschreven procedure.
Er bestaat ook de mogelijkheid om een overtreding extern te melden bij de bevoegde autoriteiten. Elk van deze autoriteiten is bevoegd voor een bepaald domein en is verantwoordelijk voor het onderzoeken en toezichthouden op meldingen, alsmede voor mogelijke sancties. De lijst van bevoegde autoriteiten voor het ontvangen van externe meldingen is hieronder opgenomen.
Wij actualiseren de lijst van externe bevoegde autoriteiten regelmatig in navolging van ontwikkelingen in de nationale wetgeving in België, Nederland, Zweden en Denemarken.
België
De bevoegde autoriteiten voor externe meldingen zijn opgenomen in het Koninklijk besluit van 22 januari 2023 tot aanduiding van de bevoegde autoriteiten voor de uitvoering van de wet van 28 november 2022 betreffende de bescherming van melders van inbreuken op het Unie- of nationale recht vastgesteld binnen een juridische entiteit in de private sector.
Dit zijn de volgende autoriteiten, elk met bevoegdheid over hun eigen domein:
de Federale Overheidsdienst Economie, K.M.O., Middenstand en Energie;
de Federale Overheidsdienst Financiën;
de Federale Overheidsdienst Volksgezondheid, Veiligheid van de voedselketen en Leefmilieu;
de Federale Overheidsdienst Mobiliteit en Vervoer;
de Federale Overheidsdienst Werkgelegenheid, Arbeid en Sociaal Overleg;
de Programmatie Overheidsdienst Maatschappelijke Integratie, Armoedebestrijding, Sociale Economie en Grootstedenbeleid;
het Federaal Agentschap voor Nucleaire Controle;
het Federaal Agentschap voor Geneesmiddelen en Gezondheidsproducten;
het Federaal Agentschap voor de veiligheid van de voedselketen;
de Belgische Mededingingsautoriteit;
de Gegevensbeschermingsautoriteit;
de Autoriteit voor Financiële diensten en Markten;
de Nationale Bank van België;
het College van toezicht op de bedrijfsrevisoren;
de autoriteiten gemeld in artikel 85 van de wet van 18 september 2017 tot voorkoming van het witwassen van geld en de financiering van terrorisme en tot beperking van het gebruik van contanten;
het Nationaal Comité voor de beveiliging van de levering en distributie van drinkwater;
het Belgisch Instituut voor postdiensten en telecommunicatie;
het Rijksinstituut voor ziekte- en invaliditeitsverzekering;
het Rijksinstituut voor de Sociale Verzekeringen der Zelfstandigen;
de Rijksdienst voor Arbeidsvoorziening;
de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid;
de Sociale Inlichtingen en Opsporingsdienst;
de Autonome dienst Coördinatie Anti-Fraude (CAF);
de Scheepvaartcontrole.
Nederland
De bevoegde autoriteiten voor externe meldingen zijn, afhankelijk van de aard van de melding en de sector van de werkgever, onder meer:
Autoriteit Consument & Markt;
Autoriteit Financiële Markten;
Autoriteit Persoonsgegevens;
De Nederlandsche Bank;
Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd;
Nederlandse Zorgautoriteit;
Autoriteit Nucleaire Veiligheid en Stralingsbescherming.
Indien geen andere specifieke autoriteit bevoegd is, kan men zich wenden tot het Huis voor Klokkenluiders (https://www.huisvoorklokkenluiders.nl/).