Introduction
Il est important pour iO de créer une atmosphère dans laquelle chacun se sent à l'aise et est en mesure de partager ses préoccupations en toute sécurité.
Cette politique décrit les procédures permettant de déposer un signalement de manière efficace et sécurisée concernant des actes répréhensibles ou des irrégularités (présumés) au sein de l'organisation d'iO, dans le cadre de la législation dite sur les « lanceurs d'alerte ».
Vous trouverez ci-dessous une description des personnes pouvant effectuer un signalement, des modalités (en interne/en externe) et de ce qu'un « lanceur d'alerte » peut attendre en termes de communication, de protection et de traitement du signalement.
iO peut modifier ou compléter cette politique à sa discrétion. Si des modifications importantes sont apportées, celles-ci seront indiquées et portées à l'attention de tous.
Cette politique de protection des lanceurs d'alerte a été mise à jour le 30/07/2026.
Pourquoi cette politique ?
Avec cette politique, iO vise à maintenir le seuil de signalement des dysfonctionnements et irrégularités au sein de l'organisation aussi bas que possible, et à offrir un cadre transparent et sécurisé pour ce faire.
Lors du dépôt d'un signalement, il n'est pas attendu de la personne qu'elle soit en mesure de prouver un dysfonctionnement ou une irrégularité. Toutefois, l'allégation doit être plausible et des faits ou circonstances doivent indiquer une suspicion raisonnable d'un dysfonctionnement ou d'une irrégularité.
En tant qu'organisation, iO s'assure que tout signalement est traité avec soin, en toute confidentialité et sans représailles à l'égard du signalant.
Qui peut effectuer un signalement ?
Toute personne qui, dans un contexte professionnel, obtient des informations sur des comportements illégaux, injustes ou abusifs et/ou constate d'autres violations (de lois) peut déposer un signalement. Il n'est pas pertinent que la relation de travail ait pris fin, soit en cours ou n'ait pas encore commencé.
Cela s'applique donc — sans s'y limiter — aux personnes suivantes entretenant une relation de travail avec iO :
Salariés
Stagiaires
Freelances
Consultants
Actionnaires
Fournisseurs
Clients
Les personnes protégées comprennent également les membres de la famille et les collègues du signalant, s'ils entretiennent une relation de travail avec la personne visée par le signalement, ainsi que les personnes qui assistent le signalant, telles qu'un conseiller de confiance.
Une personne qui effectue un signalement conformément à cette politique est considérée comme un « lanceur d'alerte » et bénéficie de la protection décrite dans cette politique.
En dehors d'un contexte professionnel, les signalements ne peuvent porter que sur la prévention du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme.
Que peut-on signaler ?
Dans le cadre de la politique de protection des lanceurs d'alerte, tous les dysfonctionnements et irrégularités (présumés) peuvent être signalés en ce qui concerne :
Une exigence légale ou des règles internes comportant une obligation spécifique imposée par un employeur en vertu d'une exigence légale ;
Un danger pour la santé publique ;
Un danger pour la sécurité des personnes ;
Un danger pour la dégradation de l'environnement ;
Un danger pour le bon fonctionnement de l'organisation en raison d'une conduite inappropriée ou d'une négligence ;
Les marchés publics ;
Les services, produits et marchés financiers, et la prévention du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme ;
La sécurité et la conformité des produits ;
La sécurité des transports ;
La protection de l'environnement ;
La radioprotection et la sûreté nucléaire ;
La sécurité des aliments et des denrées alimentaires pour animaux, la santé et le bien-être des animaux ;
La santé publique ;
La protection des consommateurs ;
La protection de la vie privée et des données personnelles, et la sécurité des réseaux et des systèmes d'information ;
La fraude fiscale ;
La fraude sociale.
Tout signalement relatif à un dysfonctionnement ou une irrégularité concernant ce qui précède doit être fondé sur des informations obtenues dans l'environnement de travail. Pour être considéré comme une violation, il doit s'agir d'un acte ou d'une omission (présumément) illégal(e), ou contraire à toute réglementation.
Le signalement du lanceur d'alerte doit être intègre, effectué de bonne foi et fondé sur des motifs raisonnables et démontrables. Un signalement intègre est un signalement motivé par un intérêt supérieur à celui du lanceur d'alerte lui-même. Dans le cas d'un signalement intègre, il ne peut raisonnablement pas être attendu du lanceur d'alerte qu'il aurait dû effectuer le signalement d'une autre manière au sein de l'organisation (par exemple, via la procédure d'incident ou lors de discussions régulières avec les équipes, les responsables, etc.).
Tous les types de comportements répréhensibles ne peuvent pas être signalés dans le cadre de cette politique, par exemple :
Si un employé d'iO constate, dans le cadre de son travail, des actes répréhensibles au sein d'une autre organisation, ceux-ci doivent être signalés à l'organisation concernée ou en externe.
Les plaintes personnelles (par exemple, concernant le lieu de travail, la relation avec des collègues ou un responsable) ne relèvent pas de la politique de protection des lanceurs d'alerte, pas plus que les signalements effectués uniquement dans l'intérêt personnel du signalant (signalements non effectués de bonne foi). De telles irrégularités doivent d'abord être discutées de la manière habituelle avec le responsable direct, le service juridique, le directeur des ressources humaines ou toute autre personne désignée à cet effet.
Protection du lanceur d'alerte
Toute forme de représailles à l'encontre des lanceurs d'alerte, y compris les menaces et tentatives de représailles, est interdite. Le lanceur d'alerte est ainsi protégé contre, entre autres, les évaluations négatives, les changements de poste, les autres sanctions (financières ou autres) ou le licenciement. Le lanceur d'alerte est protégé de manière indéfinie dans le temps.
La protection prend toutefois fin si le lanceur d'alerte signale sciemment des informations fausses et/ou trompeuses ou obtient l'accès à des informations dans le but de commettre lui-même une infraction. Le lanceur d'alerte peut également faire l'objet de mesures totalement indépendantes du signalement.
Confidentialité d'un signalement
La confidentialité de l'identité du lanceur d'alerte est établie par la loi. Sans le consentement explicite du lanceur d'alerte, son identité ne sera pas divulguée à des personnes non autorisées à recevoir ou à donner suite aux signalements. Cela s'applique également à toute autre information permettant de déduire (in)directement l'identité.
L'identité du lanceur d'alerte ne peut être divulguée que s'il existe une obligation nécessaire et proportionnée, imposée par la législation européenne ou nationale, dans le cadre d'enquêtes menées par les autorités ou de procédures judiciaires.
Comment effectuer un signalement ?
Les signalements peuvent être effectués par écrit ou oralement. Un lanceur d'alerte peut également utiliser le formulaire de signalement en ligne pour demander une réunion avec son conseiller de confiance local ou avec le service des ressources humaines afin d'effectuer un signalement verbal.
Signalements internes
Comment ?
Les signalements peuvent être effectués par écrit ou oralement. Un lanceur d'alerte peut également utiliser le formulaire de signalement en ligne pour demander un entretien permettant d'effectuer un signalement oral auprès de son conseiller de confiance local ou des ressources humaines.
Nos procédures de signalement interne sont organisées de manière à garantir une sécurité maximale et à protéger la confidentialité et la discrétion de l'identité du signalant, du signalement et de tout tiers.
Les signalements peuvent être effectués de manière confidentielle ou anonyme.
Dans le cas d'un signalement confidentiel, vous pouvez indiquer votre nom et vos coordonnées, afin que votre signalement puisse être traité de la manière la plus efficace possible.
Dans le cas d'un signalement anonyme, l'identité de la personne effectuant le signalement ne sera pas recherchée ni identifiée d'une autre manière. Un signalement anonyme peut conduire à l'impossibilité de mener une enquête adéquate. iO agira toujours dans la mesure de ses capacités.
Tous les signalements (confidentiels et anonymes) seront acceptés et traités par le service juridique. La continuité du suivi des signalements est garantie. Toutes les personnes impliquées dans la réception, le traitement et le suivi du signalement respecteront les principes de confidentialité, d'objectivité et d'impartialité. Les tiers (par exemple, les personnes impliquées dans le signalement) ne recevront jamais l'identité du lanceur d'alerte.
Informations, conseils et soutien
Le lanceur d'alerte peut également consulter un conseiller de manière confidentielle au sujet de dysfonctionnements présumés. Un conseiller est défini comme une personne qui, en vertu de sa fonction, est soumise à une obligation de confidentialité et qui est consultée de manière confidentielle par un lanceur d'alerte au sujet de dysfonctionnements présumés.
Procédure
Chaque signalement est effectué via l'outil de signalement interne en ligne accessible via vibe.iodigital.com. Sur cette page, sélectionnez 'Complaint', puis choisissez 'whistleblower report' comme 'Your location'. Le signalement est anonyme, sauf si le signalant fournit ses coordonnées. Pour garantir l'anonymat, le code de suivi côté application est désactivé, et les données des utilisateurs telles que le nom d'utilisateur ou les adresses IP ne sont pas stockées. iO garantit de ne tracer l'identité du signalant d'aucune autre manière.
Le signalement doit contenir les éléments suivants :
Une description détaillée de ce que vous identifiez et souhaitez porter à l'attention (par exemple, les personnes impliquées ou non, les sources, la date, le lieu) et comment cela est parvenu à la connaissance du lanceur d'alerte ;
Les noms d'autres personnes, le cas échéant, pouvant confirmer les faits signalés ;
Les coordonnées du lanceur d'alerte si souhaité ;
Toute autre information ou tout autre élément pouvant aider l'équipe d'enquête à vérifier les faits.
Dans un délai de 7 jours, le lanceur d'alerte recevra un accusé de réception, sauf si le gestionnaire de signalements n'a pas été en mesure de répondre au signalement (en cas d'anonymat). À cette occasion, le gestionnaire de signalements vérifie d'abord si le signalement entre dans le champ d'application de la réglementation relative aux lanceurs d'alerte.
Enquête
Chaque signalement est ensuite soigneusement examiné par le gestionnaire de signalements. D'autres départements peuvent être impliqués ou non sur la base du besoin d'en connaître (par exemple, le service juridique) pour aider à mener les enquêtes. Si nécessaire, une partie externe peut être impliquée pour mener une enquête approfondie, confidentielle et impartiale.
Au plus tard trois mois après l'accusé de réception, le lanceur d'alerte recevra un retour sur l'enquête et le suivi de son signalement (si possible lorsqu'il a été effectué de manière anonyme). Le lanceur d'alerte conserve, de manière centralisée, un résumé de chaque signalement décrivant les mesures prises (anonymisées ou non).
Résultat
Si un signalement révèle une violation, iO garantit que des mesures appropriées, correctives et proportionnées seront prises.
Vie privée
Lors du traitement d'un signalement, iO respectera toute législation applicable en matière de protection des données personnelles.
Signalements externes
Les violations des règles internes, des processus, etc. doivent toujours être signalées en premier lieu en interne, conformément à la procédure décrite ci-dessus.
Il existe également la possibilité de signaler une violation en externe auprès des autorités compétentes. Chacune de ces autorités est compétente pour un domaine particulier et est responsable de l'enquête et du contrôle des signalements, ainsi que des éventuelles sanctions. La liste des autorités compétentes pour recevoir les signalements externes est indiquée ci-dessous.
Nous mettons régulièrement à jour la liste des autorités externes compétentes en fonction des évolutions de la législation nationale en Belgique, aux Pays-Bas, en Suède et au Danemark.
Belgique
Les autorités compétentes pour les signalements externes sont répertoriées dans l'arrêté royal du 22 janvier 2023 désignant les autorités compétentes pour l'exécution de la loi du 28 novembre 2022 relative à la protection des personnes qui signalent des violations au droit de l'Union ou au droit national constatées au sein d'une entité juridique du secteur privé.
Il s'agit des autorités suivantes, chacune compétente dans son propre domaine (en néerlandais) :
de Federale Overheidsdienst Economie, K.M.O., Middenstand en Energie ;
de Federale Overheidsdienst Financiën ;
de Federale Overheidsdienst Volksgezondheid, Veiligheid van de voedselketen en Leefmilieu ;
de Federale Overheidsdienst Mobiliteit en Vervoer ;
de Federale Overheidsdienst Werkgelegenheid, Arbeid en Sociaal Overleg ;
de Programmatie Overheidsdienst Maatschappelijke Integratie, Armoedebestrijding, Sociale Economie en Grootstedenbeleid ;
het Federaal Agentschap voor Nucleaire Controle ;
het Federaal Agentschap voor Geneesmiddelen en Gezondheidsproducten ;
het Federaal Agentschap voor de veiligheid van de voedselketen ;
de Belgische Mededingingsautoriteit ;
de Gegevensbeschermingsautoriteit ;
de Autoriteit voor Financiële diensten en Markten ;
de Nationale Bank van België ;
het College van toezicht op de bedrijfsrevisoren ;
de autoriteiten gemeld in artikel 85 van de wet van 18 september 2017 tot voorkoming van het witwassen van geld en de financiering van terrorisme en tot beperking van het gebruik van contanten ;
het Nationaal Comité voor de beveiliging van de levering en distributie van drinkwater ;
het Belgisch Instituut voor postdiensten en telecommunicatie ;
het Rijksinstituut voor ziekte- en invaliditeitsverzekering ;
het Rijksinstituut voor de Sociale Verzekeringen der Zelfstandigen ;
de Rijksdienst voor Arbeidsvoorziening ;
de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid ;
de Sociale Inlichtingen en Opsporingsdienst ;
de Autonome dienst Coördinatie Anti-Fraude (CAF) ;
de Scheepvaartcontrole.