Vous travaillez sur un nouveau brief client. Un collègue a déjà réalisé un projet similaire, mais vous ne savez plus qui. L'information existe, mais impossible de la trouver. Vous demandez autour de vous, vous cherchez sur Confluence, vous parcourez vos anciens e-mails et finissez par trouver trois documents contradictoires. Vous décidez de vous débrouiller seul. Et là, surprise : un collègue a réalisé exactement le même travail il y a deux mois.
Ce n'est pas un cas isolé. C'est la réalité dans presque toutes les entreprises en pleine croissance.
Les connaissances sont dispersées dans les esprits et les notes personnelles. Comment le rendre accessible à tous ? Carsten de la Fonteijne, AI Adoption Lead chez iO et nominé pour le classement AI100 2027 de Marketing Report, est en train de développer la solution à ce problème : le Company Brain.
Mais de quoi s'agit-il exactement ? Et comment se lancer dès aujourd'hui ? Lisez la suite pour le découvrir.
Qu'est-ce qu'un Company Brain (et ce qu'il n'est pas) ?
Vous avez probablement déjà effectué une recherche dans une base de connaissances : sur Confluence, SharePoint ou un intranet. Vous lancez la recherche, obtenez une liste de résultats, et vous devez ensuite déterminer lequel est pertinent. C'est comme une bibliothèque sans fin où il faut chercher soi-même le bon livre. Cela prend beaucoup de temps.
Si la base de connaissances est une bibliothèque, le Company Brain est un assistant ultra-rapide qui lit chaque livre instantanément et vous fournit directement la bonne réponse. Concrètement, cela signifie que les connaissances relatives aux projets, les décisions, les comptes rendus de réunion et les idées (actuellement éparpillés dans des carnets, des e-mails et dans la tête de vos collègues) deviennent consultables et accessibles à tous.
Le Company Brain ne se contente pas de répondre aux questions. Le système apprend de chaque interaction et s'améliore au fil du temps. Et il n'attend pas que vous posiez une question. Lorsque vous démarrez un nouveau projet ou recevez un nouveau brief client, le Company Brain fait émerger proactivement les informations pertinentes. C'est ainsi que vous évitez de réinventer la roue.
Case : le Company Brain dans la pratique
Un prestataire de services du secteur énergétique mène des campagnes de proximité pour inciter les habitants à adhérer à un réseau de chauffage urbain. L'approche doit être adaptée à chaque quartier : la composition démographique détermine les profils d'habitants concernés, et chaque profil requiert un message et un ton différents. Un quartier composé principalement de logements de luxe occupés par leurs propriétaires exige une approche très différente de celle d'un quartier où le logement social est prédominant.
L'équipe possède déjà les connaissances nécessaires. Des profils types ont été définis, des stratégies élaborées et des campagnes tests menées. Mais après chaque campagne, les résultats sont relégués à un rapport peu consulté.
Quelles questions ont été posées le plus souvent lors de la soirée d'information ?
Quelle approche a fonctionné dans quel quartier ? Laquelle n'a pas fonctionné ?
Quelles informations les consultants doivent-ils obtenir avant de se déplacer ?
Les réponses existent, mais elles ne sont pas accessibles à tous.
Des réponses aux actions
Grâce au Company Brain, ce problème est résolu. Les comptes rendus des échanges avec les consultants sont traités et analysés automatiquement. Les questions récurrentes des résidents sont identifiées et partagées avec l'équipe web, qui peut y répondre immédiatement dans une FAQ.
Le briefing destiné aux consultants de demain est également mis à jour automatiquement, en s'appuyant sur les questions les plus fréquemment posées lors des échanges du jour et sur les réponses les plus pertinentes. Chaque cycle de consultation enrichit le précédent. Au lieu de rapports isolés, vous créez ainsi une véritable couche d'apprentissage qui s'enrichit en permanence.
Comment maintenir les connaissances à jour ?
C’est une question logique, car le Company Brain d’une entreprise ne fonctionne que si les informations qu’il utilise sont exactes et à jour. Or, personne ne consulte l’intranet quotidiennement pour prendre des notes. La solution ? Le Company Brain exploite les informations issues des activités que vous menez déjà.
Vous enregistrez un meeting.
Votre agent IA personnel retranscrit l’enregistrement et rédige les notes.
Vous approuvez les notes.
L’agent IA partage les notes avec le Company Brain.
Votre processus de travail reste inchangé. Le résultat est simplement diffusé au bon endroit. De plus, le Company Brain continue ainsi à maintenir la qualité de ses connaissances. En cas d'informations dupliquées ou de nouvelles données contredisant des informations déjà enregistrées, le problème est immédiatement signalé.
« Je constate que vos notes contredisent une décision précédemment enregistrée. Laquelle est correcte ? »
Cela permet de préserver la qualité des connaissances, même lorsque plusieurs personnes y contribuent simultanément.
Imaginez maintenant ce qui se passe lorsqu'un collègue quitte l'entreprise. Une personne forte d'une longue expérience en gestion de projet emporte avec elle une quantité considérable de connaissances contextuelles. Grâce au Company Brain, ces connaissances ne disparaissent pas. Elles sont stockées de manière structurée et constituent le socle sur lequel les nouveaux collègues peuvent s'appuyer dès leur arrivée.
Il faut donc rassembler toutes les données dans un seul système ?
Non, tout ne doit pas être centralisé dans le Company Brain. Il existe des systèmes distincts pour les contrats, les données financières, les feuilles de temps et le suivi des tickets. Le Company Brain ne stocke pas directement ces informations, mais il y accède et ne les interroge que lorsqu'elles sont pertinentes.
C'est là que réside la véritable différence. Non pas un système lent et surchargé de données, mais un assistant intelligent ayant accès à toutes les sources pertinentes, fournissant le contexte adéquat au moment opportun. Vous pouvez en savoir plus à ce sujet dans notre blog sur le Context Engineering (s’ouvre dans un nouvel onglet). (s’ouvre dans un nouvel onglet)
Comment vous mettre au travail dès aujourd’hui ?
La première étape est étonnamment simple : commencez par enregistrer toutes vos réunions. Mettez en place une méthode de travail qui garantisse la présence de l’information dès le départ, puis développez votre stratégie à partir de là. Posez-vous trois questions :
Où votre équipe perd-elle le plus de temps ? Face à cette question, le Company Brain apporte une valeur ajoutée immédiate.
Quelles connaissances importantes disparaissent lorsqu’un collaborateur quitte l’entreprise ? C’est ce qu’il faut préserver en priorité.
Dans quels domaines votre équipe doit-elle constamment réinventer la roue ? Campagnes, lancements de projets, réponses aux appels d’offres : une couche de contexte apprenante crée le plus de valeur dans ces situations.
Vous possédez déjà les connaissances
Vous avez simplement besoin de l’infrastructure pour les utiliser. Un Company Brain n’ajoute pas de nouvelles connaissances. Il rend les connaissances existantes accessibles, faciles à retrouver et exploitables pour la bonne personne au bon moment.
Les organisations qui maîtrisent cette approche posent les fondements nécessaires au développement de toutes les applications d'IA futures. Pour l'infrastructure technique, iO Bonzai fournit la base : une plateforme d'IA unifiée pour l'intégration, la gouvernance et l'orchestration des IA. Cette plateforme est conforme à l'EU AI Act et certifiée ISO 27001, garantissant ainsi la sécurité de toutes les données au sein de l'UE.
Carsten de la Fonteijne
AI Adoption Lead, iO
