Je werkt aan een nieuwe klantvraag. Een collega heeft iets soortgelijks gedaan, maar je weet niet wie. De informatie staat ergens, maar je weet niet waar. Je vraagt rond, zoekt in Confluence, scrolt door oude mails en vindt uiteindelijk drie tegenstrijdige documenten. Je besluit het zelf uit te werken. Wat blijkt achteraf? Twee maanden geleden heeft een collega precies hetzelfde uitgewerkt.
Dit is geen uitzondering. Het is de realiteit bij vrijwel elke groeiende organisatie.
Kennis zit in hoofden en persoonlijke notities. Hoe maak je die toegankelijk voor iedereen? Carsten de la Fonteijne, AI Adoption Lead bij iO en genomineerd voor de AI100 2027 van Marketing Report, bouwt er de oplossing voor: de company brain.
Maar wat is dat precies? En hoe kan je daar vandaag nog mee beginnen? Je leest het in dit blog.
Wat is een company brain (en wat niet)?
Je hebt vast wel eens iets gezocht in een kennisbank, op Confluence, SharePoint of het intranet. Je zoekt, krijgt resultaten en zoekt zelf uit welk resultaat relevant is. Het is een soort oneindige bibliotheek waar je zelf op zoek moet naar het juiste boek. Dat kost veel tijd.
Als de kennisbank een bibliotheek is, dan is de company brain een razendsnelle assistent die binnen no-time alle boeken leest én je het juiste antwoord geeft. Concreet betekent dat: projectkennis, besluiten, notulen en inzichten die nu verspreid staan over aantekeningen, mails en hoofden van collega's worden doorzoekbaar en beschikbaar voor iedereen.
Een company brain geeft niet alleen antwoorden. Ook leert het systeem van elke interactie en wordt er met de tijd beter in. En het wacht niet altijd tot jij een vraag stelt: start je met een nieuw project of klantvraag, dan brengt de company brain proactief relevante informatie naar jou toe. Zo stop je met het wiel opnieuw uitvinden.
Case: company brain in de praktijk
Een dienstverlener in de energiesector voert wijkcampagnes uit om bewoners te overtuigen om over te stappen op het warmtenet. Per wijk moet de aanpak verschillen: de demografische samenstelling bepaalt welke bewonersprofielen er zijn, en per profiel geldt een andere boodschap en tone of voice. Een buurt met voornamelijk dure koopwoningen vraagt om een andere aanpak dan een met veel sociale huurwoningen.
Het team heeft de kennis. Er zijn persona's ontwikkeld, strategieën uitgewerkt en testcampagnes gevoerd. Maar na elke campagneronde verdwijnen de uitkomsten in een nauwelijks gelezen rapport.
Welke vragen werden het meest gesteld tijdens de informatieavond?
Welke aanpak werkte in welke wijk? Wat werkte niet?
Wat moeten de consulenten weten voordat ze de straat op gaan?
Deze antwoorden bestaan, maar ze zijn niet voor iedereen beschikbaar.
Van antwoorden naar acties
Met een company brain kan je dat probleem oplossen. Verslagen van consulentengesprekken worden automatisch in de company brain verwerkt en geanalyseerd. Patronen in de bewonersvragen worden herkend en doorgestuurd naar het team dat de website beheert. Zij kunnen die vragen meteen in FAQ’s laten beantwoorden.
Ook de briefing voor de consulenten van morgen wordt automatisch bijgewerkt op basis van de meest gestelde vragen in de gesprekken van vandaag én de antwoorden die positief werden ontvangen. Elke campagneronde voegt context toe aan de volgende. In plaats van losse rapportages krijg je een lerende laag die de inhoud steeds beter begrijpt.
Hoe blijft kennis actueel?
Dit is de vraag die logischerwijs volgt. Een company brain werkt alleen als de informatie waartoe het toegang heeft klopt en bijgehouden wordt. Bijna niemand opent dagelijks het intranet om zijn aantekeningen netjes in te voeren. Een company brain lost dat op door informatie op te halen uit wat je sowieso al doet.
Je neemt een meeting op
Je personal AI-agent transcribeert de opname en maakt de notities
Je keurt de notities goed
De AI-agent deelt de notities met de company brain.
Je werkproces verandert niet. Wel belandt het resultaat op de juiste plek. Bovendien houdt de company brain zichzelf scherp. Is er dubbele informatie, of wijkt nieuwe input af van wat er eerder is vastgelegd? Dan wordt het gelijk gesignaleerd:
‘Ik zie dat je notities in tegenspraak zijn met een eerder genomen besluit. Welke beslissing klopt?’
Op deze manier blijft de kwaliteit van de kennis gewaarborgd, ook als er meerdere mensen tegelijk informatie aanleveren.
Denk ook aan wat er gebeurt als een collega vertrekt. Iemand met jarenlange projectkennis neemt bij vertrek een enorme hoeveelheid contextuele kennis mee. Met een company brain verdwijnt die kennis niet. Het wordt gestructureerd opgeslagen en vormt de basis waarop nieuwe collega's verder kunnen bouwen.
Verzamelen we dan alle informatie op één plek?
Nee, niet alles hoort in een company brain. Er zijn aparte systemen voor contracten, financiële gegevens, uren schrijven en tickets bijhouden. Hoewel de informatie niet in de company brain zit, heeft deze wél toegang tot die systemen. Hij haalt er alleen informatie uit als dat relevant is op het moment van de vraag.
Dat is waar het verschil zit. Geen log of sloom systeem met tonnen aan informatie, maar een slimme assistent die toegang heeft tot alle losse informatie. Je kunt meer over Content Engineering lezen in dit blog.
Waar kan je vandaag al mee beginnen?
De meest concrete eerste stap is verrassend eenvoudig: begin met alle meetings opnemen. Bouw aan een werkwijze die ervoor dat de informatie überhaupt beschikbaar is. Vanuit die basis bouw je verder. Stel jezelf daarna drie vragen:
Waar verliest je team de meeste tijd aan? Dat zijn de plekken waar een company brain direct waarde levert.
Welke belangrijke kennis verdwijnt als iemand de organisatie verlaat? Dat is wat je als eerste wil borgen.
Waar moet jouw team steeds opnieuw het wiel uitvinden? Campagnes, projectstarts, offertetrajecten. Dat zijn de plekken waar een lerende contextlaag het meeste oplevert.
De kennis zit al in je organisatie
Een company brain voegt geen nieuwe kennis toe. Het maakt de kennis die er al is toegankelijk, vindbaar en bruikbaar voor de juiste persoon op het juiste moment.
Organisaties die dit goed inrichten, bouwen een fundament waarop alle verdere AI-toepassingen kunnen voortbouwen. Voor de technische infrastructuur biedt iO Bonzai (opent in nieuw tabblad) de basis: een unified AI-platform voor integraties, governance en AI-orkestratie. Dit platform is EU AI Act-aligned en ISO 27001-gecertificeerd, zodat alle data veilig binnen de EU blijft.
Carsten de la Fonteijne
AI Adoption Lead, iO
